業務改善&RFP作成サービス
Business improvement & RFP creation service

RFP(提案依頼書)の重要性と現状

RFPは、新システムに求める要件を明確にすることで、提案して欲しい内容を明確にし、新システム構築費用見積の精度を上げること、複数のパッケージ候補・ベンダ候補から自社にとって最適なパッケージやベンダを選択できることを目的にしています。
RFPがない、またはあっても品質が不足していると、ベンダの提案内容に影響します。提案に無駄な作業が盛り込まれたり、不確定要素に対するマージンを織り込んだりして、プロジェクト費用が肥大しがちです。複数ベンダに提案を依頼しても、あるベンダはRFPの不備を補うように必要な作業を盛り込み、あるベンダは見かけ上の費用を抑えるために本来必要な作業をそぎ落としてしまうようなことも起こりえます。これでは、各社を横並びにした適正な選定が行えません。

ERP導入の際に作成されるRFPにありがちな問題点を列挙すると以下の通りです。

(1)新基幹システム構築の目的や目標の記載がない、あるいは、あいまい
目的や目標は、新システムに実装する業務プロセスや機能の選択肢が複数ある場合に、どれを採用すべきかの判断基準のもとになります。プロジェクトでの決定を迷う際に目的や目標に立ち戻って判断するために欠かせません。

(2)現行システムの機能をそのままRFPに記述してしまう
現行システムの多くでは、導入時点で最適と判断された機能が実装されていますが、その後の事業運営や業務分担の変更などにより最適ではなくなっています。また、ユーザーの要求にきめ細かく対応して機能の作り込みを行っている場合が多く、現行のままの機能をERPに当てはめた場合、アドオン開発が多くなり導入費用も膨らんでいきます。

(3)業務フローが一切記載されていない
業務フローがないと、どのようなタイミング、状況で誰がその機能を使用するかが分かりません。
単に機能があるかないかと問われれば、標準機能に機能があればFit&GapでFitとなりますが、その機能を利用するタイミングやユーザーによっては標準機能では対応できずにアドオンとなってしまう場合が発生するからです。
たとえば、新規の取引先に発注を行う場合、ERPでは仕入先マスタに取引先の登録が事前に行われていることが必要となりますが、この仕入先マスタ登録の扱い方次第でFitかGapかが変わります。

(4)ERPの概念や機能を考慮せずに業務・システムの要件整理がされている
ERPに合致した業務手順を意識せずに作成された業務プロセスとそれらに対応するシステム機能要件ではアドオン開発が多くなり導入費用が膨らむ傾向があります。

これら問題点の多いRFPに基づいて導入ベンダが提案すると、最適なパッケージやベンダが選定できない、あるいは、新システム構築費用見積の精度が落ちることになります。
またFit&Gap分析でGapが多くなり、アドオン開発が膨らみ、新基幹システム構築費用見積が大きくなってしまいます。

本来あるべきRFPとは

ERPを導入する基幹システム再構築では、つぎのようなRFPの作成が求められます。
・新基幹システム構築の目的・目標やシステム構築の基本方針を記載する
・ERPの機能を最大限に活用して業務見直し・改善を行った結果の新業務フロー(プロセス)と新システム機能要件をRFPに記載する
・実現可能で最適な新基幹システム構築の計画を記載する
最も重要な点は、RFP作成に当たり「業務見直し・改善」を行うことです。しかもそれをERPの機能を最大限に活用して業務見直し・改善を行うことです。

テクトラは本来あるべきRFPを作成いたします

本来あるべきRFPの前提は、「業務見直し・改善」です。
弊社の「業務改善&RFP作成サービス」は、「業務見直し・改善」からシステム再構築計画作成・RFP作成までを3か月の期間で実施するものです。
弊社サービスは、ERPがベースとしている業務プロセスにできるだけ合わせた「業務見直し・改善」を行うことに特徴があります。


次のようなお客様企業のお悩みや課題を解決いたします。

・基幹システム再構築に合わせて業務見直しを図りたい
・ 業務見直しを行うことで着実に業務効率化につなげたい
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